B&B De Oester kiest voor gratis reserveringssysteem onder Drupal

Sinds 2013 runnen wij in mossel-en-oester-dorp Yerseke bed&breakfast 'De Oester'. Dat is leuk en een redelijke bron van inkomsten, maar hier wil ik vooral vertellen over het systeem waarmee we  de reserveringen bijhouden. Volgens een artikel in het blad 'Bed&Breakfast' (#1 2016) doet een flink aantal b&b's dat nog gewoon via een papieren agenda, 'al heeft een groot aantal daarnaast ook een elektronische agenda of Excel-bestand. Nog een stapje verder gaat een online-boekingssysteem dat de bevestiging van een gast direct verwerkt in de agenda en desgewenst ook de factuur genereert. Maar b&b houders maken graag eigenwijze keuzes ook als het om online boeken gaat en een compleet geautomatiseerd systeem hoort daar niet bij. Ze exploiteren immers geen hotel.'

Wel, wij exploiteren een b&b met slechts 3 kamers, maar ons reserveringssysteem is wel geautomatiseerd. Het is gebaseerd op het Drupal cms, en dus gratis. Het opbouwen heb ik zelf gedaan maar programmeren was niet nodig. Ik vertel graag hoe het werkt.

Wij hebben een bezettingsgraad van 40%. De reserveringen daarvoor komen via verschillende kanalen bij ons binnen. Onze belangrijkste leverancier van reserveringen is Booking.com . Vroeger was dat ook Bedandbreakfast.nl die op dat gebied toch wel een pionier was en ook een uitstekende website heeft, maar daar komt tegenwoordig weinig meer uit. Vergelijkbaar met Bedandbreakfast.eu. Airbnb is ondanks alle hype een teleurstelling: als er al reacties komen zijn ze van het slag: 'U heeft een mooie kamer voor 95,- maar ik zoek eigenlijk iets voor twee tientjes voor mijn vrouw en onze bouvier'. Het is vervelend om te constateren dat het lokaal/regionale VVV nagenoeg niks oplevert en dat geldt ook voor de ANWB. Gelukkig benadert een groot aantal van de potentiële gasten ons rechtstreeks via mail of telefoon of door meteen op onze site te boeken en vaak ook meteen te betalen. Behoudens op een enkele hete zomeravond is er nauwelijks spontane aanloop.

Een deel van de boekingen wordt dus door de gasten zelf in het computersysteem ingevoerd  en daar hoeven we niet naar om te kijken, dat gaat, inclusief de bevestigingsemail echt automatisch. De overige reserveringen moeten we zelf in het systeem vastleggen. Maar naast deze invoer van gegevens is er ook uitvoer: diensten als Booking.com, Airbnb en Bedandbreakfast.nl/eu hebben kalenders online en die moeten natuurlijk synchroon lopen met die van ons. Bij Booking.com moeten we op de site daar handmatig de boekingen invoeren, maar voor de andere diensten hebben we een zogeheten 'feed': iedere wijziging in onze kalender wordt meteen via die feed doorgegeven aan Bedandbreakfast.nl enz. Bijkomend voordeel hiervan is dat we op onze mobiele Outlookkalender kunnen zien of er die dag wellicht gasten komen. Overigens houden we ook nog steeds een papieren kalender bij, vaak wordt-ie niet gebruikt, maar zonder kan ook weer niet.

Kern van ons reserveringssysteem is Drupal, een zogeheten content management systeem. Het is niet speciaal gericht op b&b's maar op alle soorten websites. Standaard bevat het al van alles zoals een blog, een systeem om mensen in te laten loggen en een forum en nog veel meer. Voor specifieke toepassingen zijn er zo'n 20.000 modules, zoals 'Rooms' waar ons reserveringssysteem op is gebouwd en 'Commerce' waarmee we betalingen ontvangen, facturen maken en Excel-achtige financiële overzichten maken enz.

Al die modules zijn gratis, Drupal zelf ook. De kwaliteit is uitstekend, alles is aanpasbaar zonder dat je hoeft te kunnen programmeren en alles wordt voortdurend geupdated. Er is ook een keerzijde: Drupal vereist nogal wat inzet/tijd om alles te krijgen zoals je het hebben wilt. Je kunt in een online forum vragen stellen, maar het duurt soms lang voordat je een antwoord krijgt.  Vaak wordt de vergelijking gemaakt met Wordpress, dat inderdaad makkelijker te leren is, maar uiteindelijk toch minder mogelijkheden biedt. De verschillen worden overigens steeds kleiner: Drupal wordt makkelijker en Wordpress wordt krachtiger.

Ons systeem draait nu 3 jaar en hoewel er niet zoiets bestaat als een probleemloze computer kan ik niet anders dan zeer tevreden zijn.